Préparer une réunion pour mieux l'animer et y participer : ordre du jour, timing, préparation matérielle, choix des participants...

Auteur(s) :

Chevalier-Beaumel, Alain (1945-....) Découvrir l'auteur

Résumé

Outil de travail pour mener à bien un ordre du jour, un timing et une réunion, de sa préparation matérielle aux choix des participants, pour accroître et mesurer son efficacité.

Éditeur(s)
- Vuibert
Date
- impr. 2010
Notes
- En appendice, choix de documents
- Bibliogr. p. 160-161. Glossaire. Index
Langues
- Français
Description matérielle
- 1 vol. (165 p.) : graph. ; 24 cm
Collections
- Lire agir
Sujet(s)
ISBN
- 978-2-7117-6407-5
Indice
- 658.1 Relations humaines dans les entreprises
Quatrième de couverture
- Outil de travail et de communication, la réunion est souvent mal vécue par ses participants. Pourtant, bien organisée, réfléchie et utilisée à bon escient, elle devient un véritable outil d'information, d'aide à la décision et de régulation des problèmes.
  Pour la rendre efficace et constructive, quelques principes simples sont à suivre :
  
  Programmer judicieusement cette rencontre, bien la préparer matériellement, utiliser les techniques adéquates, savoir la conclure et l'évaluer.
  
  Connaître les attitudes à observer, les compétences à cultiver, les comportements types pour dynamiser la réunion et gérer habilement les groupes difficiles.
  
  Que vous soyez animateur ou participant d'une réunion, votre présence y sera désormais active et créative grâce aux conseils, pistes et exercices d'entraînement qui vous sont proposés.
Tables des matières
- - Préparer une réunion pour mieux l'animer et y participer
  - Alain Chevalier-Beaumel
  - Vuibert
  - Avant-propos 13
  - Chapitre 1. La réunion : outil de management et de communication 15
  - I. La réunion, outil du manager, pas du «leader» ! 15
  - A. Le leader16
  - B. Le manager18
  - II. La réunion, outil indispensable de communication 19
  - Chapitre 2. Typologie des réunions, conditions de réussite 23
  - I. La typologie 23
  - A. Les réunions de travail en équipe23
  - 1. Les réunions de travail en équipe pour la résolution de problèmes 23
  - 2. Les réunions de travail ayant pour objectif de parvenir à un consensus 24
  - 3. Les interactions dans les réunions de travail 24
  - B. Les réunions d'information26
  - 1. Les réunions d'information descendante 26
  - 2. Les interactions dans les réunions d'information descendante 26
  - 3. Les réunions d'information ascendante 27
  - 4. Autres typologies 28
  - C. En bref29
  - II. Les conditions générales de réussite 29
  - A. Pour les réunions de travail en équipe30
  - B. Pour les réunions d'information descendante35
  - C. Pour les réunions d'information ascendante (tables rondes - interviews de groupe)35
  - III. Mesurer l'efficacité d'une réunion 36
  - A. Pour les réunions de travail en équipe36
  - B. Pour les réunions d'information descendante37
  - C. Pour les réunions d'information ascendante37
  - IV. Accroître l'efficacité d'une réunion 38
  - A. Pour les réunions de travail en équipe38
  - B. Pour les réunions d'information descendante39
  - C. Pour les réunions d'information ascendante39
  - V. Les principaux freins à la réussite 40
  - A. Pour les réunions de travail en équipe, la tentation du vote40
  - B. Pour les réunions d'information descendante41
  - C. Pour les réunions d'information ascendante42
  - Chapitre 3. La programmation de la réunion 45
  - I. Les différents types de décisions auxquels vous êtes confronté 45
  - A. Premier type de décisions : les décisions de qualité45
  - B. Second type de décisions : les décisions d'adhésion46
  - II. Les trois principales situations nécessitant une réunion 49
  - A. Première situation : la recherche d'une solution49
  - B. Deuxième situation : la recherche d'un consensus50
  - C. Troisième situation : la transmission d'information51
  - D. Autres situations52
  - III. Définir l'ordre du jour 53
  - IV. Évaluer le minutage 53
  - V. Choisir les participants 54
  - A. Le choix des participants aux réunions de travail en équipe54
  - B. Le choix des participants aux réunions d'information descendante55
  - VI. Choisir la période, le jour, l'heure et le lieu de la réunion 56
  - VII. Le coût d'une réunion 58
  - Chapitre 4. La préparation matérielle de la réunion 61
  - I. Invitations ou convocations ? Ordre du jour 61
  - A. Rédaction de l'invitation62
  - B. La forme de l'invitation62
  - Modèles 63
  - II. Préparation de la salle et du matériel 65
  - A. Pour une réunion de travail65
  - B. Pour les réunions d'information68
  - Chapitre 5. Le comportement et le rôle des participants 71
  - I. Les différents types de participant et leur rôle respectif 72
  - A. Les principaux types standard de participant72
  - 1. Le leader 72
  - 2. Le suiveur 72
  - 3. Le négatif 72
  - 4. Le bouffon 73
  - 5. Le bavard 73
  - 6. Le détaché 73
  - 7. Le perfectionniste 73
  - B. Le rôle des participants à une réunion de travail concernant la résolution créative de problèmes74
  - 1. Le comportement des participants en début de réunion 74
  - 2. Les qualités requises pendant la réunion 74
  - 3. Les comportements à proscrire impérativement 78
  - 4. Les bons comportements à développer 79
  - C. Les qualités et comportements des participants à une réunion de recherche de consensus80
  - 1. Ouverture d'esprit et tolérance 80
  - 2. Formation et influence des opinions 81
  - II. Les conflits entre participants et les groupes «difficiles» 84
  - A. La partie visible des conflits84
  - 1. Le mutisme de désaccord 84
  - 2. Le conflit violemment exprimé 85
  - 3. Les inévitables «non-dits» 86
  - B. Que faire avec les groupes difficiles ?87
  - 1. Si le groupe reste silencieux et apathique 87
  - 2. Si le groupe est agressif 87
  - 3. Si le groupe tourne en rond 88
  - Chapitre 6. Le choix, les qualités, le rôle de l'animateur 91
  - I. Le choix de l'animateur 91
  - A. 1^er critère92
  - B. 2^e critère92
  - II. Les qualités humaines prérequises pour animer 92
  - A. L'équilibre psychologique92
  - B. L'agilité mentale96
  - C. L'écoute96
  - D. Le sens de l'humour et de la dérision97
  - III. Le rôle de l'animateur 98
  - A. Les fonctions de l'animateur au cours de la réunion de travail98
  - 1. Agiter les intelligences 99
  - 2. Mettre les participants à l'aise 99
  - 3. Assister le groupe dans sa progression 99
  - 4. Synthétiser le travail produit 99
  - 5. Garantir la libre expression 100
  - 6. Élucider ou clarifier 100
  - B. Les méthodologies d'animation (directivité ou non-directivité)101
  - 1. 1^er cas : la réunion de travail ou de résolution de problèmes 101
  - 2. 2^e cas : les réunions d'information descendante 103
  - C. Comment gérer les principaux types de participants103
  - 1. Le leader 103
  - 2. Le suiveur 104
  - 3. Le négatif 104
  - 4. Le bouffon 105
  - 5. Le bavard 105
  - 6. Le détaché 105
  - 7. Le perfectionniste 105
  - D. Les outils de l'animation en début de réunion106
  - 1. La présentation 106
  - 2. La validation des objectifs ou comment bien poser le problème 109
  - 3. Les méthodes de travail 111
  - E. Petites astuces pour faciliter une animation en cas de difficultés du groupe115
  - F. Les outils spécifiques à l'animation des réunions de résolution créative de problèmes116
  - 1. Les techniques associatives et aléatoires 119
  - 2. Les techniques de déformation ou de concassage 120
  - 3. Les techniques analogiques 121
  - 4. Les techniques projectives 122
  - 5. Les techniques d'identification 122
  - 6. Comment transformer les idées en solution ? 123
  - G. Les synthèses en cours de réunion de travail123
  - H. Les exposés en réunions d'information descendante124
  - I. Comment débuter de manière positive une réunion d'information129
  - J. Les questions des participants131
  - K. La remise des documents en fin de réunion132
  - Chapitre 7. Conclusion, suivi, évaluation de la réunion 135
  - I. La conclusion d'une réunion 135
  - A. Suite à donner à une réunion136
  - II. L'évaluation d'une réunion 137
  - A. Questions pour évaluer une réunion de travail137
  - B. Questions pour évaluer la fonction de clarification de l'animateur138
  - C. Questions pour évaluer une réunion d'information139
  - Conclusion 141
  - Lexique 143
  - Annexes 147
  - I. L'essentiel en quelques points 147
  - A. La réunion de travail (résolution de problème ou recherche de consensus)147
  - B. La réunion d'information descendante148
  - C. La réunion d'information (ascendante ou table ronde)149
  - II. Solutions des jeux et questionnaires 150
  - III. Se former ou faire appel à un animateur professionnel pour animer une réunion de travail ! 153
  - A. Faut-il se former ?153
  - B. Formation à la conduite de réunions et au travail en groupe154
  - C. Participer de manière positive à une réunion de travail156
  - D. Faire appel à un animateur professionnel158
  - IV. Bibliographie 160
  - V. Quelques organismes où se former 160
  - Index 163
Origine de la notice:
- BNF