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Mise en œuvre de la dématérialisation : Cas pratiques pour l'archivage électronique
Livre numérique Mise en œuvre de la dématérialisation : Cas pratiques pour l'archivage électronique

par Rietsch, Jean-Marc ; Morand-Khalifa, Nathalie ; Pascon, Jean-Louis ; Barbry, Éric

Dunod

Résultat de Cairn Sciences

  • Consultable à la Bpi

Livre numérique

Mise en œuvre de la dématérialisation : Cas pratiques pour l'archivage électronique

Auteur(s) : Rietsch, Jean-Marc ; Morand-Khalifa, Nathalie ; Pascon, Jean-Louis ; Barbry, Éric
  • Éditeur(s)
  • Date
    • 2010
  • Notes
    • Les archives sont l'une des composantes de la mémoire et du "système d'information" d'une entreprise. Or le fait que les archives "papier" soient de plus en plus remplacées par des archives électroniques nécessite des méthodes et des procédures complexes et détaillées pour répondre aux problèmes juridiques, organisationnels (qui archive quoi ?) et logistiques (archiver où, comment, combien de temps ?).Cet ouvrage donne les clefs pour mettre en place les différentes étapes qui aboutiront à un service d'archivage électronique efficace, et qui assureront son fonctionnement dans la durée. Les parties méthodologiques sont complétées par des outils logiciels accessibles gratuitement en ligne. Plusieurs cas pratiques issus de France Telecom illustre les préconisations décrites.
  • Langues
    • Français
  • ISBN
    • 9782100545339
  • Droits
    • copyrighted
  • Résultat de :
  • Quatrième de couverture

    • Cet ouvrage s'adresse aux responsables de projets de dématérialisation et d'archivage, aux DSI et aux différents services concernés (juridique, financier, assurance qualité...).

      La dématérialisation va bien au-delà d'une simple numérisation de documents papier. Son objectif est de mettre en oeuvre des processus totalement dématérialisés sans aucun papier qui assurent la «mémoire» et l'efficacité de l'entreprise.

      L'archivage électronique suppose une adaptation du système d'information et une prise en compte de l'ensemble du cycle de vie des données.

      • La première partie de cet ouvrage définit le contexte, les enjeux et insiste sur la nécessité d'une réflexion sur l'expression des besoins.
      • La partie suivante aborde la politique d'archivage, et l'élaboration d'un cahier des charges pour un SAE (système d'archivage électronique).
      • La troisième partie traite des aspects juridiques de manière concrète en dressant un certain nombre de règles à suivre et d'erreurs à éviter avec une ouverture internationale.
      • La quatrième partie porte sur les aspects audit et certification.
      • La dernière partie présente des exemples concrets d'application de la méthode décrite.

  • Tables des matières

      • Mise en oeuvre de la dématérialisation

      • Cas pratiques pour l'archivage électronique

      • Jean-Marc Rietsch/Nathalie Morand-Khalifa/Jean-Louis Pascon/Éric Barbry

      • Dunod

      • Préface V
      • Avant-propos XV
      • Chapitre 1 - Définitions et enjeux 1
      • 1.1 Dématérialisation et archivage électronique1
      • 1.1.1 Qu'entend-on par dématérialisation ? 1
      • 1.1.2 L'approche GED 2
      • 1.1.3 Qu'entend-on par archivage électronique ? 3
      • 1.1.4 Retour à la GED 3
      • 1.2 Quels sont les enjeux et objectifs de la dématérialisation et de l'archivage électronique ?6
      • 1.2.1 Les enjeux 6
      • 1.2.2 Comment gagner le défi de la mise en oeuvre de la dématérialisation et de l'archivage électronique ? 8
      • 1.3 Terminologie10
      • 1.3.1 Numérique/électronique 10
      • 1.3.2 Données, document, fichier, information, dossier 10
      • 1.3.3 Intégrité, complétude 11
      • 1.3.4 Métadonnées 15
      • 1.3.5 Stockage, conservation, archivage 15
      • 1.3.6 Rétention 16
      • 1.3.7 Gel 16
      • 1.4 Pour éviter les confusions16
      • 1.4.1 Archivage, sauvegarde 16
      • 1.4.2 Gestion des archives, archivage électronique et records management 17
      • 1.4.3 GED ou GEIDE, SAE 18
      • 1.4.4 Coffre-fort électronique 19
      • 1.4.5 Service d'archivage électronique 20
      • 1.4.6 e-Discovery 22
      • Chapitre 2 - Environnement projet 25
      • 2.1 Management d'un projet de dématérialisation et d'archivage électronique25
      • 2.1.1 La reconnaissance de l'écrit électronique 26
      • 2.1.2 La démarche de records management 27
      • 2.2 Les différentes étapes d'un projet28
      • 2.2.1 Le point de départ du projet 29
      • 2.2.2 Les acteurs du projet 29
      • 2.2.3 Étude préalable 32
      • 2.2.4 L'analyse de l'existant et des processus métier 37
      • 2.2.5 L'analyse de risques 49
      • 2.2.6 L'expression de besoins 54
      • 2.2.7 Autre conséquence de l'interprétation des résultats des différentes analyses 57
      • Chapitre 3 - L'expression de la gouvernance de l'information 59
      • 3.1 La politique de gestion documentaire et d'archivage60
      • 3.2 Le référentiel documentaire et d'archivage61
      • 3.2.1 Les fonctions du référentiel documentaire et d'archivage 61
      • 3.2.2 Les éléments du référentiel documentaire et d'archivage 62
      • 3.3 Les procédures70
      • 3.3.1 La procédure de gestion des habilitations 71
      • 3.3.2 La procédure de versement 72
      • 3.3.3 La procédure de conservation 72
      • 3.3.4 La procédure de consultation (gestion des accès) 75
      • 3.3.5 La procédure de destruction 75
      • Chapitre 4 - Politique d'archivage, organisation générale 79
      • 4.1 Le lien entre droit et technique, introduction a la politique d'archivage80
      • 4.1.1 Archivage électronique et SAE 80
      • 4.1.2 Principales contraintes d'un SAE (système d'archivage électronique) 81
      • 4.1.3 Archivage électronique, lois et sécurité 88
      • 4.1.4 Enjeux juridiques de l'archivage électronique 89
      • 4.1.5 La politique d'archivage, entre lois et SAE (système d'archivage électronique) 91
      • 4.2 L'essentiel d'une politique d'archivage92
      • 4.2.1 Pourquoi écrire une politique d'archivage ? 92
      • 4.2.2 Recommandations générales 93
      • 4.2.3 Éléments d'une politique d'archivage 94
      • 4.2.4 Check-list pour le développement d'une politique d'archivage 98
      • 4.3 Les tiers de confiance99
      • 4.3.1 Identités et obligations 99
      • 4.3.2 Organisation générique des tiers de confiance 100
      • 4.3.3 Synthèse 102
      • 4.4 Éléments détaillés d'une politique d'archivage103
      • 4.4.1 Objectifs de la politique d'archivage 104
      • 4.4.2 Environnement 105
      • 4.4.3 Périmètre 106
      • 4.4.4 Définitions 106
      • 4.4.5 Obligations et responsabilités des intervenants 106
      • 4.4.6 Classification des données (famille, typologie...) par rapport aux durées de conservation, à leur valeur... 111
      • 4.4.7 Description fonctionnelle de l'archivage électronique 117
      • 4.4.8 Principes organisationnels 118
      • 4.4.9 Principes de mise en oeuvre 120
      • 4.4.10 Principes techniques 123
      • 4.4.11 Administration de la politique d'archivage 125
      • 4.4.12 Contrôle de conformité 126
      • Chapitre 5 - Cahier des charges et mise en oeuvre 127
      • 5.1 Définition du cahier des charges127
      • 5.1.1 Approches pour la conception d'un cahier des charges 127
      • 5.1.2 Contenu du cahier des charges 128
      • 5.2 Le dépouillement141
      • 5.2.1 Les critères de choix 141
      • 5.2.2 Grilles d'analyse 141
      • 5.2.3 Prise en compte du risque résiduel 146
      • 5.3 Mise en oeuvre148
      • 5.3.1 Lancement du projet 148
      • 5.3.2 Conception détaillée 148
      • 5.3.3 Réalisation 149
      • 5.3.4 Exploitation 149
      • 5.3.5 Autres éléments pour la mise en oeuvre 150
      • Chapitre 6 - Aspects juridiques, les 17 facteurs clés du succès 151
      • 6.1 Que peut-on dématérialiser ?151
      • 6.2 Les 17 clés du succès153
      • 6.2.1 Règle 1 - Partir avec le bon équipement 155
      • 6.2.2 Règle 2 - Regarder dans le rétroviseur 156
      • 6.2.3 Règle 3 - Partir avec une carte 157
      • 6.2.4 Règle 4 - Quand on ne connaît pas le pays... on prend un guide 157
      • 6.2.5 Règle 5 - Bien choisir sa monture 158
      • 6.2.6 Règle 6 - Maîtriser sa monture 159
      • 6.2.7 Règle 7 - Ne pas perdre le Nord 159
      • 6.2.8 Règle 8 - Ne pas pouvoir changer de monture 160
      • 6.2.9 Règle 9 - Penser qu'on est seul au monde 160
      • 6.2.10 Règle 10 - Ne pas avoir défini les règles de la cordée 161
      • 6.2.11 Règle 11 - Croire que l'écrit n'a plus d'importance 161
      • 6.2.12 Règle 12 - Oublier la loi Informatique et libertés... La métaphore avec l'aventure s'arrête... à la loi Informatique et libertés 162
      • 6.2.13 Règle 13 - Ignorer le droit du travail 163
      • 6.2.14 Règle 14 - Ne pas oublier son juriste 165
      • 6.2.15 Règle 15 - Prendre une bonne assurance 165
      • 6.2.16 Règle 16 - Une fois arrivé, penser que tout est arrivé ! 166
      • 6.2.17 Règle 17 - Être certifié ou labellisé 166
      • Chapitre 7 - Aspects juridiques européens 169
      • 7.1 Définitions170
      • 7.2 Concepts clés170
      • 7.2.1 Admissibilité d'un document numérique comme preuve 171
      • 7.2.2 Appréciation de la preuve et de son poids 172
      • 7.2.3 Charge de la preuve 173
      • 7.2.4 Destruction de l'original et de la copie 175
      • 7.3 Panorama international177
      • 7.3.1 Admissibilité d'un document numérique comme preuve 177
      • 7.3.2 Appréciation de la preuve et de son poids 179
      • 7.3.3 Charge de la preuve 183
      • 7.3.4 Destruction de l'original après numérisation, durées de prescription 186
      • 7.4 L'évolution luxembourgeoise189
      • Chapitre 8 - Méthodes d'audit et de développement des systèmes 191
      • 8.1 Les méthodes192
      • 8.2 CoBiT192
      • 8.2.1 À qui s'adresse la méthode CoBiT ? 193
      • 8.2.2 Planifier et organiser 194
      • 8.2.3 Acquisition et mise en place 198
      • 8.2.4 Distribution et support 200
      • 8.2.5 Surveillance 205
      • 8.2.6 Avantages et inconvénients de la méthode CoBiT 207
      • 8.3 Méthode d'audit ISO 27001207
      • 8.4 La méthode ITIL208
      • 8.4.1 Historique 208
      • 8.4.2 Éléments fondamentaux 208
      • 8.5 CMMI215
      • 8.6 L'évaluation des risques, EBIOS220
      • 8.6.1 Principes de la méthode 221
      • 8.6.2 Application au domaine de la dématérialisation 223
      • Chapitre 9 - Certification et normes 225
      • 9.1 Principes généraux225
      • 9.1.1 La certification 225
      • 9.1.2 Certification, dématérialisation et archivage électronique 230
      • 9.1.3 Impact juridique de la certification 232
      • 9.1.4 La labellisation 233
      • 9.1.5 La conformité 233
      • 9.1.6 Le référencement 233
      • 9.2 Principales normes en matière de dématérialisation et d'archivage234
      • 9.2.1 ISO 15489 Records management 234
      • 9.2.2 Norme ISO 14721 ou OAIS : Open Archival Information System - Système Ouvert d'Archivage d'Information 238
      • 9.2.3 Le modèle MoReq2 242
      • 9.2.4 La norme AFNOR NF Z 42-013 246
      • 9.2.5 Les normes de la série ISO 27000 250
      • Chapitre 10 - Cas pratiques 257
      • 10.1 Premier exemple : dématérialisation des dossiers clients258
      • 10.1.1 Émergence de l'idée 258
      • 10.1.2 Phase 1 : Étude préliminaire 258
      • 10.1.3 Phase 2 : Analyse de l'existant 259
      • 10.1.4 Phase 3 : Expression de besoins 262
      • 10.1.5 Phase 4 : Solutions apportées par un système de gestion documentaire et d'archivage 264
      • 10.1.6 Phase 5 : Mise en oeuvre de la dématérialisation du processus «relation clients» 264
      • 10.1.7 Phase 6 : Analyse des résultats obtenus 267
      • 10.2 Deuxième exemple : dématérialisation des actes de vente268
      • 10.2.1 Émergence de l'idée 268
      • 10.2.2 Phase 1 : Étude préliminaire 268
      • 10.2.3 Phase 2 : Analyse de l'existant 269
      • 10.2.4 Phase 3 : Expression de besoins 272
      • 10.2.5 Phase 4 : Solution proposée 274
      • 10.2.6 Phase 5 : Mise en oeuvre de la dématérialisation du processus «relation clients» 274
      • 10.2.7 Phase 6 : Les apports de la dématérialisation de la relation client 277
      • 10.3 Fiches pratiques278
      • 10.3.1 Étude préliminaire 278
      • 10.3.2 Analyse de l'existant 280
      • 10.3.3 Analyse du métier 281
      • 10.3.4 Nouvelles procédures 281
      • Conclusion 283
      • Annexes
      • A 287
      • B 289
      • Index 297

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