Mettre en place une charte documentaire : méthode et outils pour gérer les documents et les données

Auteur(s) :

Vialle, Coline Découvrir l'auteur

Résumé

Dans le contexte organisationnel d'une collectivité territoriale, ce guide est utile pour l'élaboration ou la mise à jour d'une charte documentaire, complément essentiel de la charte informatique pour les projets de dématérialisation. Archivistes, documentalistes, informaticiens trouveront des outils adaptés à leur situation. ©Electre 2023

Autre(s) auteur(s)
- Ville-Pavoux, Marie-Laure
Éditeur(s)
- Territorial
Date
- 2023
Notes
- Sitogr. Bibliogr.
Langues
- Français
Description matérielle
- 1 vol. (126 p.) ; 21 x 15 cm
Collections
- Les essentiels
Sujet(s)
- Gestion des documents
ISBN
- 978-2-8186-2089-2
Indice
- 022.4 Techniques de bibliothèques
Quatrième de couverture
- Mettre en place une charte documentaire
  Méthode et outils pour gérer les documents et les données
  À la faveur des projets de dématérialisation et des attentes des usagers, la production de documents et de données numériques est de plus en plus importante. La création d'un service public de la donnée en 2016 et le nouveau régime de protection des données personnelles en 2018 témoignent de la nécessaire et urgente prise de conscience pour assurer leur gestion. En effet, il est aujourd'hui essentiel d'optimiser ou de mettre en place la gestion documentaire pour faciliter le partage des Informations en Interne, avec ses partenaires et avec les usagers, et de prévoir leur destruction ou leur archivage au bout d'un temps défini dès leur création.
  L'élaboration d'une charte documentaire, complément essentiel de la charte informatique, permet donc de s'organiser, de définir les rôles et responsabilités des acteurs concernés, de rappeler le cadre législatif et réglementaire, et de mettre en place de bonnes pratiques.
  Cet ouvrage, orienté sur le contexte organisationnel d'une collectivité territoriale, vous propose une aide pour préciser tous ces éléments et rédiger ou mettre à jour une charte documentaire.
  Archiviste, qualiticien, chargé de projet Informatique ou organisationnel, documentaliste, informaticien, vous trouverez ici les outils adaptés à votre situation.
  Des encarts vous aideront à cibler l'essentiel dans chaque partie et un sommaire de charte ainsi qu'un exemple sont proposés en annexes.
Tables des matières
- - Mettre en place une charte documentaire
  - Méthode et outils pour gérer les documents et les données
  - 2e édition
  - Coline Vialle
  - Marie-Laure Ville-Pavoux
  - Territorial éditions
  - Introductionp.7
  - Partie 1
  - Organiser un projet de charte documentaire
  - Chapitre I
  - Définition du projetp.11
  - A - Le périmètre du projetp.12
  - 1. Les enjeuxp.12
  - 2. L'utilité d'une charte documentairep.13
  - B - La forme de la chartep.14
  - 1. Charte ou référentiel ?p.14
  - 2. Les points à aborderp.15
  - Chapitre II
  - Animation du projetp.17
  - A - L'élaboration des règlesp.17
  - B - L'accompagnement des utilisateursp.18
  - Chapitre III
  - Suivi et évaluation de la charte documentairep.21
  - A - Pourquoi évaluer ?p.21
  - B - Indicateurs et méthodesp.21
  - C - Le temps du suivi et de l'évaluationp.22
  - Chapitre IV
  - Définition des rôles et des responsabilités des acteurs impliquésp.23
  - A- L'autorité territorialep.23
  - B - Les producteurs de documents et de donnéesp.24
  - C - Les archivistesp.25
  - D - Les records managers / gestionnaires de documents d'activitép.26
  - E - Les informaticiensp.27
  - F - Les juristesp.27
  - G - Les personnes qualifiées : le DPD/DPOp.28
  - H - Les personnes qualifiées : la Prada, le chief data officer (CDO)p.29
  - I - Les documentalistesp.30
  - J - Les qualiticiensp.30
  - K - Les services d'archives départementalesp.31
  - L - Le service interministériel des Archives de Francep.31
  - Partie 2
  - Connaître le cadre législatif et normatif
  - Chapitre I
  - La législation et les normes sur les archivesp.35
  - A - Définition des archivesp.35
  - B - La gestion des archives dès leur conception : un principe fondamentalp.36
  - Chapitre II
  - La législation et les référentiels sur le numériquep.37
  - A - La valeur de l'écrit numériquep.37
  - B - Le Référentiel général de sécurité et le Référentiel général d'interopérabilité.p.38
  - Chapitre III
  - La législation sur la communication des documents et des donnéesp.39
  - A - La communication des archivesp.39
  - B - La communication des documents administratifsp.42
  - 1. Définition des documents administratifsp.42
  - 2. Les principes de la loi Cadap.43
  - 3. Qui a accès aux documents ?p.45
  - Chapitre IV
  - Réutilisation des informations publiques et open datap.47
  - Chapitre V
  - La protection des données personnelles ou sensiblesp.51
  - A- Historiquep.51
  - B - Focus sur le règlement général sur la protection des données (RGPD)p.52
  - Chapitre VI
  - Sécurité et hébergement informatiquesp.55
  - Partie 3
  - Le cycle de vie des documents et données
  - Chapitre I
  - Caractéristiques des documents et des donnéesp.59
  - A - Définition des documents et des donnéesp.59
  - B - Les spécificités de l'information numériquep.59
  - Chapitre II
  - Définition du cycle de viep.63
  - A - Les grandes étapes dans la vie d'une informationp.63
  - 1. La création d'une informationp.63
  - 2. La validationp.64
  - 3. La diffusion et le partagep.65
  - 4. Parallèle avec la valeur et les trois âges des archivesp.66
  - 5. Conservation et éliminationp.66
  - B - Cycle de vie et système d'informationp.68
  - 1. Les arborescences informatiques partagéesp.68
  - 2. Les outils de gestion électronique de documents (GED)p.68
  - 3. Les applications métierp.69
  - 4. L'archivage électronique (SAE)p.69
  - Partie 4
  - Mettre en place des bonnes pratiques pour gérer les informations au quotidien
  - Chapitre I
  - Bonnes pratiques en matière de sécurité et d'hébergement informatiquesp.73
  - Chapitre II
  - La question du nommagep.75
  - A - Le cas des fichiers et des dossiers bureautiquesp.75
  - B - Le cas des courrielsp.77
  - 1. La rédaction et l'envoi du messagep.78
  - 2. La gestion de la messageriep.78
  - 3. L'enregistrement des mailsp.79
  - Chapitre III
  - Plan de classement, indexationp.81
  - A - Classement des documents bureautiques et des courrielsp.81
  - 1. Les documents bureautiquesp.81
  - 2. Les courrielsp.82
  - B - Métadonnées et indexationp.82
  - Chapitre IV
  - Bonnes pratiques pour le travail collaboratif : gestion des versions, ours et modèles de documentsp.85
  - Chapitre V
  - Éliminer et archiver en toute sécuritép.87
  - A - Le tri des fichiers et des dossiersp.88
  - B - Le tri dans la messageriep.88
  - Chapitre VI
  - Le départ d'un agent d'un servicep.91
  - A - Le tri et la transmission des dossiersp.91
  - B - La messagerie de l'agentp.91
  - Chapitre VII
  - Communication, sensibilisation et formation : les clés de la réussitep.93
  - A - Les objectifsp.93
  - B - Les méthodes et les outilsp.94
  - En guise de conclusionp.97
  - Annexes
  - Annexe I
  - Liste des acronymes utilisés dans cet ouvragep.101
  - Annexe II
  - Webographie et bibliographiep.102
  - Annexe III
  - Exemple de sommaire d'une charte documentairep.104
  - Annexe IV
  - Exemple de trame d'une version allégée de charte documentaire à destination des prestataires intervenant dans la structurep.105
  - Annexe V
  - Charte d'utilisation des ressources numériques de la ville d'Orvaultp.106
  - Annexe VI
  - Extrait de la « Charte qualité pour la numérisation fidèle des documents » publiée par le service interministériel des Archives de Francep.120
  - Annexe VII
  - « Avez-vous pensez à... ? » : check-list de la mise en œuvre d'une charte documentairep.122
Origine de la notice:
- Electre