Optimiser ses achats publics
Catherine Moreau
Territorial éditions
Préface
7
Index des abréviations utilisées
9
Introduction
11
Partie 1
La fonction achat : les processus
I Généralités sur la fonction achat :
définition organisationnelle et stratégique
15
A - Objectifs généraux et transversaux des acheteurs
15
1. Identifier clairement les besoins
16
2. Adapter les achats aux besoins des utilisateurs : interne et population
18
3. Assurer une qualité optimale des prestations et des produits
19
4. Relations fournisseurs
20
5. Assurer les prises de décision optimales
20
B - Mise en oeuvre des achats : de la stratégie à l'organisation
21
1. Optimisation du processus achat
21
2. Les modèles de pilotage des achats
22
II Achats et procédures - objectifs opérationnels
24
A - Élaborer sa stratégie achat
24
1. Proposer une politique achat adaptée
24
2. Élaborer une méthodologie de diagnostic
25
B - Préparation à la procédure à l'achat public
26
1. Cartographie des besoins
26
2. Estimation du budget du marché
27
3. Choix de la procédure dans le respect de la réglementation
30
4. Méthodes pour établir un DCE favorisant les optimisations
31
5. Choix de la forme des prix
34
C - Éléments généraux pour le choix des prestataires
37
1. Analyse des offres
38
2. Solution pour l'évaluation des offres : sélection de l'offre et attribution du marché
45
D - Suivi de la bonne exécution des marchés
47
1. Suivi qualitatif de la relation client/fournisseur
48
2. Suivi financier avec la méthode en S
52
3. Suivi des formules des révisions des prix
52
Partie 2
Assurer sa performance achat en fonction de sa structure
I Collectivités sans service Achat
57
A - Présentation générale
57
B - Aide à la décision : comment accompagner les élus ?
60
C - Analyse fonctionnelle du besoin
63
D - Segmentation des achats
63
II Collectivités avec service Achat
65
A - Présentation générale
65
B - Leviers et outils de réduction de coûts
66
C - Recherche de nouveaux fournisseurs
67
III Caractéristiques communes
69
A - Standardisation
69
1. Standardisation des documents
69
2. Standardisation des références
69
3. Réduction du panel fournisseurs
70
4. Actions d'optimisation après la négociation
70
B - Les contrôles
72
1. Le contrôle de légalité
72
2. Les contrôles internes
73
Partie 3
Leviers de performance achat autorisés par la réglementation
I Acheter seul ou à plusieurs
77
A - Optimisations par la mutualisation
77
B - Coordination de commandes
81
1. Marchés à bons de commande
81
2. Accords-cadres
82
3. Groupement de commandes
83
II Le recours aux centrales d'achat
88
A - Structures et organismes pouvant vous aider
88
III Optimisation et dématérialisation des procédures
92
A - État des lieux
92
B - Modalités
94
1. Pour les éléments des marchés
94
2. L'e-procurement par les enchères électroniques
95
3. Documents financiers
96
Partie 4
Performance économique et stratégique de réduction des coûts
I Méthodologie d'une mission d'optimisation des coûts
105
A - Étapes et stratégie à mettre en place
105
B - Mener une mission d'optimisation des coûts
105
II Enjeux - recommandations - résultats attendus
107
A - Optimisations qualitatives
107
B - Optimisations quantitatives
107
1. Cost models, indicateurs de coûts
107
2. TCO - Coût total
108
C - Optimiser ses achats et ses consultations : exemples d'optimisations qualitatives
et quantitatives
109
1. Fluides
109
2. Fournitures de bureau
116
3. Les prestations techniques, prestations intellectuelles
117
4. La téléphonie
120
III Développement durable et optimisations des achats :
comment utiliser ce levier ?
124
A - Outils techniques
125
B - Outils juridiques et réglementaires
125
C - Formaliser une politique d'achat durable optimisée
126
1. Intégrer le développement durable et l'achat socialement responsable
126
2. Insérer des spécifications techniques «durables» dans vos CCTP
127
3. Insérer des critères durables de sélection des candidatures
127
4. Déterminer les conditions d'exécution du marché
128
Partie 5
Performance budgétaire et optimisations des achats
I Introduction liminaire
131
II La tenue de la comptabilité d'engagement
132
A - Le vote, le rôle des élus
132
B - Consommation crédit, comptabilité d'engagement
132
1. La tenue d'une comptabilité d'engagement : l'approche annuelle
132
2. Comptabilité des engagements et gestion pluriannuelle
137
3. Les tableaux de bord
139
Partie 6
Performance du dialogue de gestion et optimisations des achats
I Objectifs
143
A - Rationaliser le schéma organisationnel des achats
143
1. Pilotage de l'avancement par le suivi des étapes
143
2. Mesure et consolidation des optimisations
144
B - Permettre les prises de décision optimales
144
II Principes
145
A - Coordonner l'ensemble des services concernés par l'achat
145
B - Utiliser les indicateurs clés et tableaux de bord
145
III Résultats - Suivre les actions engagées
146
A - Rationaliser les achats et pérenniser les optimisations
146
B - Rationaliser le coût du processus achat, approvisionnement
146
C - Planifier - organiser
147
D - Baromètre de la performance globale
147
1. Sources d'informations disponibles
147
2. Exemples d'indicateurs
147
E - Démarches d'amélioration
148
Conclusion
149
Annexes
Annexe I
Fiche d'aide à l'optimisation des achats au sein des collectivités locales : 10 points à retenir
153
Annexe II
Demande d'achat ponctuel
156
Annexe III
Exemple de clause de règlement de consultation
157
Annexe IV
Modèle de convention de groupement de commande
158
Annexe V
La détection et le traitement des offres anormalement basses
dans les marchés publics
161
Annexe VI
Récapitulatif des mauvaises pratiques
164
Annexe VII
Récapitulatif réglementaire
166
Annexe VIII
Adresses utiles et indispensables
168