L'essentiel des Formules types du courrier d'entreprise (lettres et e-mails)
Aline Nishimata
Gualino
Lextenso
Présentation3
Chapitre 1 - La présentation d'une lettre17
1 - Les mentions essentielles de la lettre
18
2 - Exemple de présentation d'une lettre
20
3 - Le plan des lettres : une structure simple
21
4 - Exemple de contenu d'une lettre
22
Chapitre 2 - La présentation d'un e-mail23
1 - La valeur juridique de l'e-mail et la signature électronique
23
2 - Les mentions essentielles de l'e-mail
24
3 - Le plan des e-mails : une structure simple
27
4 - Exemple de contenu d'un e-mail
28
Chapitre 3 - Les formules de politesse dans la lettre et l'e-mail29
1 - Les formules de politesse dans la lettre
29
2 - La féminisation des titres
30
3 - L'utilisation et l'association verbes, noms et adjectifs dans la rédaction des formules de politesse
30
4 - Les formules de politesse dans l'e-mail
30
5 - Les règles de politesse traditionnelles
30
Chapitre 4 - Les mots de liaison31
1 - Quelques conseils pour mieux utiliser les mots de liaison
31
¤ Style31
¤ Ponctuation31
¤ Les signes de ponctuation à éviter dans la rédaction du courrier et des e-mails31
2 - Les mots de liaison
32
¤ Utilisez les mots de liaison pour introduire une explication, une information, une demande32
¤ Utilisez les mots de liaison pour introduire une argumentation33
¤ Utilisez les mots de liaison suivants pour introduire une conclusion33
3 - Quelques précisions
34
¤ Exprimer la cause et ses nuances34
¤ Exprimer la conséquence et ses nuances35
Chapitre 5 - La demande de renseignements, de documentation, de tarif, de devis37
1 - Quelques conseils de vocabulaire pour mieux rédiger
37
2 - Circuit des lettres et e-mails de renseignements
38
3 - Plan des lettres et e-mails de demande de renseignements, de documentation, de tarif, de devis
38
¤ Le client demande des renseignements, une documentation, un devis39
a) Début de lettre et d'e-mail : indiquer l'objet (T1)39
b) Développement : demander des renseignements, un catalogue, un tarif, un devis (T2)39
¤ Le client demande des renseignements complémentaires39
a) Début de lettre et d'e-mail : indiquer l'objet (T3)39
b) Développement : demander des renseignements complémentaires (T4)40
c) Formules de conclusion : demander une réponse rapide (T5)40
d) Formules de conclusion : remercier de la réponse ou de l'envoi (T6)40
4 - Plan des lettres et e-mails de réponse à des demandes de renseignements, de documentation, de tarif, de devis
41
¤ Le fournisseur envoie les renseignements demandés, un catalogue, une documentation, un tarif, un devis41
a) Début de lettre et d'e-mail : remercier et répondre à la demande (T7)41
b) Développement : adresser une documentation, un catalogue... (T8)42
¤ Le fournisseur confirme les conditions de paiement, de livraison42
a) Début de lettre et d'e-mail : remercier et répondre à la demande (T9)42
b) Développement : confirmer les conditions de paiement (T10)42
c) Développement : confirmer les conditions de livraison (T11)43
d) Formules de conclusion : se tenir à la disposition du client (ou du fournisseur) (T12)43
e) Formules de conclusion : espérer la commande du client (T13)43
5 - Quelques lettres et e-mails
44
¤ Demande de renseignements (lettre et e-mail)44
¤ Réponse à une demande de renseignements (lettre et e-mail)45
¤ Réponse à une demande de renseignements (e-mail)46
Chapitre 6 - La commande47
1 - Quelques conseils pour mieux rédiger
47
2 - Circuit de la commande
48
3 - Plan des lettres et e-mails de commande
49
¤ Le client commande49
a) Début de lettre et e-mail : introduire la commande, annoncer des modifications, des conditions privilégiées, une annulation... (T14)49
b) Développement : passer une commande (T15)50
c) Formules de conclusion : demander la commande, la réponse dans les plus brefs délais (T16)50
¤ Le client demande une modification, des conditions privilégiées, une annulation50
a) Début de lettre et e-mail : demander la modification d'une commande (T17)50
a) Développement : demander des conditions privilégiées (T18)51
c) Développement : demander l'annulation d'une commande, d'une partie ou de la totalité d'une commande (T19)51
d) Formules de conclusion : espérer une réponse favorable (T20)51
4 - Plan des lettres et e-mails relatifs aux modifications de commande
52
¤ Le fournisseur confirme une commande52
a) Début de lettre et e-mail : accuser réception de la commande (T21)52
b) Développement : confirmer l'envoi une commande (T22)53
c) Formules de conclusion : remercier le client de sa commande (T23)53
¤ Le fournisseur accepte une modification, des conditions privilégiées, une annulation53
a) Début de lettre ou d'e-mail : accuser réception de la demande (T24)53
b) Développement : accepter une demande de modification, une annulation, des conditions privilégiées (T25)54
c) Formules de conclusion : souligner le caractère exceptionnel de l'acceptation de la demande (T26)54
¤ Le fournisseur refuse une commande55
a) Début de lettre et d'e-mail : accuser réception de la commande (T27)55
b) Développement : refuser la commande et justifier son refus (T28)55
c) Formules de conclusion : espérer garder de bonnes relations malgré le refus (T29)55
¤ Le fournisseur refuse une modification, des conditions privilégiées, une annulation56
a) Début de lettre et d'e-mail : accuser réception de la commande (T30)56
b) Développement : justifier un refus d'annulation, de modification, de conditions privilégiées (T31)56
c) Formules de conclusion : espérer garder de bonnes relations malgré le refus (T32)56
5 - Quelques lettres et e-mails
57
¤ Commande (lettre)57
¤ Accusé réception de la commande (lettre)57
¤ Réponse à une commande (lettre)58
¤ Refus d'annulation de réservation (e-mail)58
Chapitre 7 - La livraison et le retard de livraison59
1 - Quelques mots de vocabulaire pour rédiger
59
2 - Circuit des lettres et e-mails relatifs à la livraison et au retard de livraison
60
3 - Plan des lettres et e-mails de livraison
60
¤ Le fournisseur demande un délai de livraison61
a) Début de lettre et e-mail : annoncer un retard de livraison (T33)61
b) Développement : justifier le retard de livraison (T34)61
c) Formules de conclusion : présenter ses excuses pour le délai de livraison (T35)62
¤ Le client accepte un délai de livraison62
a) Début de lettre et e-mail : accuser réception du retard de livraison (T36)62
b) Développement : accepter le retard de livraison (T37)62
c) Formules de conclusion : souligner le caractère exceptionnel de l'acceptation de la demande (T38)63
¤ Le client refuse un délai de livraison
63
a) Début de lettre et d'e-mail : accuser réception du retard de livraison (T39)63
b) Développement : refuser le délai de livraison demandé (T40)63
c) Développement : expliquer les conséquences du retard (T41)64
d) Formules de conclusion : espérer garder de bonnes relations malgré le refus (T42)64
4 - Plan des lettres et e-mails relatifs aux retards de livraison
65
¤ Le client se plaint d'un retard de livraison
66
a) Début de lettre et e-mail : rappeler la date de livraison de la commande (T43)66
b) Développement : expliquer les conséquences du retard (T44)66
c) Formules de conclusion : demander une livraison rapide (T45)67
¤ Le fournisseur s'excuse du retard de livraison
67
a) Début de lettre ou e-mail : accuser réception et e-mail du retard de livraison (T46)67
b) Développement : s'excuser du retard de livraison (T47)68
c) Développement : annoncer la livraison ou la date de livraison (T48)68
d) Formules de conclusion : montrer le caractère exceptionnel du retard (T49)68
¤ Le client, sans réponse du fournisseur, le met en demeure de livrer
69
a) Début de lettre et e-mail : rappeler les lettres et e-mails précédents restés sans réponses (T50)69
b) Développement : demander une livraison rapide (T51)69
c) Développement : mettre en demeure de livrer la marchandise (T52)70
d) Formules de conclusion : espérer obtenir satisfaction (T53)70
¤ Le fournisseur demande au client de s'adresser au transporteur
70
a) Début de lettre et d'e-mail : accuser réception du retard de livraison (T54)70
b) Développement : refuser la responsabilité du retard (T55)71
c) Développement : conseiller au client de s'adresser au transporteur (T56)71
d) Formules de conclusion : se tenir à la disposition du client (T57)71
5 - Quelques lettres et e-mails
72
¤ Informer d'un retard de livraison (e-mail)
72
¤ Retard de livraison (lettre de mise en demeure)
73
¤ Réponse à une réclamation de retard de livraison (lettre ou e-mail)
74
Chapitre 8 - Les réclamations75
1 - Quelques mots de vocabulaire pour mieux rédiger
75
2 - Circuit des lettres et e-mails relatifs aux réclamations
76
3 - Plan des lettres et e-mails de réclamation relatifs à la livraison
76
¤ Le client se plaint des articles manquants, non conformes, défectueux
77
a) Début de lettre et e-mail : accuser réception de la livraison (T58)77
b) Développement : détailler la réclamation de la livraison non conforme, défectueuse ou d'une livraison comportant des manquants (T59)77
c) Formules de conclusion : demander réparation pour le dommage, le remplacement des articles défectueux (T60)78
¤ Le fournisseur s'excuse et fait des propositions
78
a) Début de lettre et e-mail : accuser réception de la lettre et e-mail de réclamation (T61)78
b) Développement : reconnaître le bien-fondé de la réclamation (T62)79
c) Développement : s'excuser des manquants, des dommages, de la livraison non conforme (T63)79
d) Développement : proposer un arrangement (T64)79
e) Formules de conclusion : espérer garder de bonnes relations malgré les difficultés (T65)80
¤ Le fournisseur demande au client de s'adresser au transporteur ou au service de livraison81
a) Début de lettre et d'e-mail : accuser réception de la lettre (e-mail) (T66)81
b) Développement : refuser la responsabilité des dommages (T67)81
c) Développement : conseiller au client de s'adresser au transporteur (T68)82
d) Formules de conclusion : se tenir à la disposition du client (T69)82
¤ Le client s'adresse au transporteur ou au service de livraison82
a) Début de lettre ou d'e-mail : détailler la réclamation de la livraison non conforme, défectueuse ou d'une livraison comportant des manquants (T70)82
b) Développement : demander réparation pour le dommage, le remplacement des articles défectueux (T71)83
c) Développement : dégager sa responsabilité auprès du transporteur ou au service de livraison (T72)83
d) Formules de conclusion : se tenir à la disposition du client (T73)84
4 - Quelques lettres et e-mails
84
¤ Réclamation : articles défectueux (lettre)84
¤ Réclamation : articles avec vice de fabrication (e-mail)85
¤ Réclamation : auprès du transporteur (lettre)85
¤ Réponse à une réclamation (e-mail)86
Chapitre 9 - Le règlement87
1 - Quelques mots de vocabulaire pour mieux rédiger
87
2 - Circuit des lettres et e-mails de règlement
88
3 - Plan des lettres et e-mails de règlement
88
¤ Le fournisseur envoie la facture89
a) Début de lettre et e-mail : remercier le client de sa commande (T74)89
b) Développement : envoyer la facture (T75)89
c) Développement : rappeler les conditions de paiement (T76)89
d) Formules de conclusion : remercier du règlement (T77)89
¤ Le client envoie le règlement90
a) Début de lettre et e-mail : accuser réception de la facture (T78)90
b) Développement : envoyer le règlement (T79)90
c) Formules de conclusion : souhaiter bonne réception du règlement (T80)90
4 - Plan des lettres et e-mails de rappels de règlement
90
¤ Le fournisseur envoie un premier rappel de règlement91
a) Début de lettre et e-mail : rappeler la facture et s'étonner du non-règlement (T81)91
b) Développement : rappeler les conditions de paiement (T82)91
c) Formules de conclusion : demander un règlement rapide (T83)92
¤ Le fournisseur envoie un deuxième rappel de règlement92
a) Début de lettre et d'e-mail : émettre l'idée d'un oubli (T84)92
b) Développement : rappeler les conditions de paiement (T85)92
c) Formules de conclusion : demander le paiement avec insistance (T86)93
¤ Le fournisseur envoie un troisième rappel de règlement93
a) Début de lettre et d'e-mail : rappeler les lettres précédentes et s'étonner de la non réponse (T87)93
b) Développement : demander la paiement avec insistance (T88)94
c) Formules de conclusion : menacer le client à cause de son retard de paiement (T89)94
5 - Circuit des lettres et e-mails pour retard de paiement
95
6 - Circuit des lettres et e-mails d'une demande de délai de paiement ou de changement de conditions de paiement
95
7 - Plan des lettres et e-mails de demande d'un délai de paiement après un retard de paiement
95
¤ Le client s'excuse de son retard et demande un délai de paiement96
a) Début de lettre et e-mail : informer de l'impossibilité de respecter les engagements de paiement (T90)96
b) Développement : demander un délai de paiement, un report d'échéance (T91)96
c) Développement : justifier sa demande de délai de paiement (T92)96
d) Formules de conclusion : exprimer l'espoir d'une réponse favorable (T93)96
¤ Le fournisseur accepte le délai de paiement97
a) Début de lettre et e-mail : accuser réception de la lettre de demande de délai de paiement (T94)97
b) Développement : accepter la demande du client (T95)97
c) Formules de conclusion : montrer le caractère exceptionnel de l'acceptation (T96)97
¤ Le fournisseur refuse le délai de paiement98
a) Début de lettre et e-mail : accuser réception de la lettre de demande de délai de paiement (T97)98
b) Développement : refuser le délai de paiement demandé (T98)98
c) Développement : justifier le refus de délai de paiement (T99)98
d) Formules de conclusion : espérer garder de bonnes relations malgré le refus (T100)98
8 - Circuit des lettres et e-mails de réclamation relatifs au désaccord sur le montant du règlement
99
9 - Plan des lettres et e-mails relatifs au désaccord de paiement
99
¤ Le Fournisseur ou le client constate une erreur ou un oubli100
a) Début de lettre et e-mail : informer de l'erreur de paiement ou de l'oubli (T101)100
b) Développement : détailler l'erreur ou l'oubli (T102)100
c) Développement : signaler l'erreur ou l'oubli (T103)100
d) Formules de conclusion : demander d'obtenir satisfaction (T104)100
¤ Le fournisseur ou le client reconnaît le bien-fondé de la réclamation101
a) Début de lettre et e-mail : accuser réception de la lettre de réclamation (T105)101
b) Développement : reconnaître le bien-fondé de la réclamation (T106)101
c) Formules de conclusion : s'excuser de l'erreur ou de l'oubli (T107)101
¤ Le client ou le fournisseur refuse la réclamation102
a) Début de lettre et e-mail : accuser réception de la lettre ou de l'e-mail de réclamation (T108)102
b) Développement : refuser la réclamation (T109)102
c) Formules de conclusion : demander une enquête, une vérification (T110)102
d) Formules de conclusion : dégager sa responsabilité (T111)102
10 - Quelques lettres et e-mails
103
¤ Demande de règlement (lettre)103
¤ Relance 1 (lettre)103
¤ Relance 2 (lettre)103
¤ Relance 3 (lettre)104
¤ Report d'échéance demandé par le client104
¤ Acceptation du report d'échéance (e-mail)105
¤ Refus du report d'échéance (e-mail)105
¤ Désaccord sur le montant de la facture (lettre)106
¤ Acceptation de l'erreur de facturation (lettre)106
Chapitre 10 - Les assurances nationales et internationales (la Coface)107
1 - Quelques mots de vocabulaire pour mieux rédiger
107
2 - Circuit des lettres et e-mails relatifs aux assurances
108
3 - Plan des lettres et e-mails relatifs aux assurances
108
¤ Le client demande un contrat d'assurance109
a) Début de lettre et e-mail : demander d'assurer un local, des marchandises du matériel, des personnes, des risques de charge à la Coface (T112)109
b) Développement : détailler la demande ou demander la modification du contrat d'assurance (T113)109
c) Formules de conclusion : remercier de la réponse (T114)110
d) Formules de conclusion : se tenir à la disposition pour donner des renseignements complémentaires (T115)110
¤ Le client demande une modification de son contrat d'assurance110
a) Début de lettre et e-mail : rappeler le contrat d'assurance (T116)110
b) Développement : détailler la demande ou demander la modification du contrat d'assurance (T117)110
c) Formules de conclusion : demander la confirmation le plus rapidement possible (T118)111
¤ Le client résilie son contrat d'assurance (sa police)111
a) Début de lettre et d'e-mail : annoncer la résiliation de sa police d'assurance (T119)111
b) Développement : demander la confirmation par courrier (T120)111
c) Formules de conclusion : demander une réponse rapide (T121)112
¤ Le client déclare un sinistre112
a) Début de lettre et d'e-mail : déclarer le sinistre (T122)112
b) Développement : joindre la déclaration (T123)112
c) Formules de conclusion : espérer obtenir rapidement le règlement (T124)112
4 - Quelques lettres et e-mails
113
¤ Demande d'assurance d'un local (lettre)113
¤ Déclaration de sinistre (lettre)113
¤ Résiliation d'un contrat d'assurance (lettre)114
¤ Rappel pour règlement du sinistre (e-mail)114
¤ Demander un avenant au contrat d'assurances (lettre)114
Chapitre 11 - Les banques115
1 - Quelques mots de vocabulaire pour mieux rédiger
115
2 - Circuit des lettres et e-mails avec les banques
116
3 - Plan des lettres avec les banques
116
¤ Le client informe d'une erreur de relevé de compte117
a) Début de lettre ou e-mail : accuser réception du relevé de compte (T125)117
b) Développement : énoncer l'erreur constatée (T126)117
c) Formules de conclusion : demander de rectifier l'erreur (T127)117
¤ Le client demande ou confirme un ordre de bourse117
a) Début de lettre ou e-mail : infirmer ou confirmer l'ordre de bourse (T128)117
b) Développement : envoyer un chèque ou les documents nécessaires au paiement (T129)118
c) Formules de conclusion : se tenir à la disposition du client (T130)118
4 - Le crédit documentaire
118
5 - Plan des lettres relatives à un crédit documentaire
119
¤ Le client demande à sa banque l'ouverture d'un crédit documentaire119
a) Début de lettre ou e-mail : demander l'ouverture d'un crédit documentaire (T131)119
b) Développement : indiquer le montant du crédit et demander de virer le crédit par Swift (T132)119
c) Formules de conclusion : se tenir à la disposition du client (T133)120
¤ Le client informe l'importateur de l'ouverture d'un crédit documentaire120
a) Début de lettre ou e-mail : confirmer la notification d'ouverture de crédit (T134)120
b) Développement : informer le vendeur de la mise à disposition des fonds (T135)120
c) Développement : envoyer les documents nécessaires au règlement (T136)120
d) Formules de conclusion : se tenir à la disposition (T137)121
6 - Quelques lettres et e-mails
121
¤ Rejet de banque (lettre)121
¤ Retour impayé (lettre)122
¤ Régularisation d'un chèque sans provision (lettre)122
¤ Contester des agios (lettre)123
¤ Demander l'ouverture d'un crédit documentaire123
Chapitre 12 - Les lettres et e-mails relatifs au personnel125
1 - Informations sur les caractéristiques de la lettre d'embauche
125
2 - Quelques mots de vocabulaire pour mieux rédiger
126
3 - Circuit des lettres et e-mails relatifs aux recrutement et au licenciement
127
¤ Les lettres de recrutement127
¤ Les lettres de licenciement127
4 - Plan des lettres et des e-mails relatifs au recrutement
128
¤ Un candidat propose sa candidature128
a) Début de lettre et e-mail : proposer sa candidature à la suite d'une annonce (T138)128
¤ Un candidat propose sa candidature (spontanée)128
a) Développement : proposer sa candidature de façon spontanée (T139)128
b) Développement : présenter la raison de sa candidature (T140)129
c) Développement : présenter son expérience professionnelle (T141)129
d) Développement : le candidat présente son curriculum vitae (T142)130
e) Formules de conclusion : espérer que sa candidature soit retenue (T143)130
¤ L'employeur accepte la candidature131
a) Début de lettre et e-mail : l'employeur accepte la candidature (T144)131
b) Développement : l'employeur fixe les conditions (T145)131
c) Formules de conclusion : se tenir à disposition du salarié (T146)131
¤ L'employeur refuse la candidature132
a) Début de lettre et e-mail : refuser une candidature (T147)132
b) Développement : expliquer le refus de candidature (T148)132
c) Formules de conclusion : garder le curriculum vitae (T149)132
5 - Le licenciement
133
6 - Plan des lettres et des e-mails relatifs au licenciement
133
¤ L'employeur informe l'employé de son licenciement économique134
a) Début de lettre : informer ou confirmer à l'employé son intention de licencier (T150)134
b) Développement : expliquer les raisons du licenciement : faute du salarié (T151)135
c) Développement : indiquer la date du début du licenciement (T152)135
d) Développement : rappeler l'entretien préalable (T153)136
e) Formules de conclusion : se tenir à la disposition du salarié (T154)136
¤ L'employeur informe l'employé de son licenciement économique137
a) Début de lettre : informer ou confirmer à l'employé son intention de le licencier en raison d'un licenciement économique (T155)137
b) Développement : l'employeur rappelle l'entretien préalable (T156)137
c) Développement : demander la confirmation du rendez-vous (T157)137
d) Formules de conclusion : l'employeur remercie le salarié de ses loyaux services (T158)138
¤ L'employeur convoque l'employé pour un entretien de licenciement138
a) Début de lettre : l'employeur informe ou confirme à l'employé son intention de le licencier en raison d'un licenciement économique (T159)138
b) Développement : indiquer que la personne peut être accompagnée lors de l'entretien de licenciement (T160)138
c) Développement : souligner la volonté de licencier (T161)138
d) Formules de conclusion : se tenir à la disposition du salarié (T162)139
¤ Quelques termes clefs du licenciement139
7 - Quelques lettres et e-mails
140
¤ Lettre de motivation (poste)140
¤ Lettre de motivation (stage)141
¤ Accepter une candidature142
¤ Envoyer une lettre d'embauche142
Annexe : Supprimez les fautes de vos lettres et e-mails143
Lexique : Les mots essentiels des lettres et des e-mail149
Lexique : Les 100 mots anglais devenus des incontournables dans la vie de l'entreprise155
Index159