Réussir la dématérialisation des procédures financières : retour d'expérience

Résumé

Le projet de dématérialisation des procédures financières mené par la ville de Paris et la DRFiP d'Ile-de-France et du département de Paris sert de base pour exposer les outils indispensables à la réalisation d'un tel projet : numérisation des factures, signature électronique des bordereaux, dématérialisation des pièces comptables et de la plupart des pièces justificatives.

Éditeur(s)
- Territorial éd.
Date
- 2013
Notes
- En appendice, choix de documents
Langues
- Français
Description matérielle
- 1 vol. (196 p.) : ill., couv. ill. en coul. ; 30 cm
Collections
- Dossier d'experts
Sujet(s)
Lieu
- France
ISBN
- 978-2-8186-0577-6
Indice
- 354.1 Droit budgétaire, finances locales
Quatrième de couverture
- Réussir la dématérialisation des procédures financières
  Retour d'expérience
  Dématérialiser un processus « métier » n'est pas un objectif en soi. Imaginer et conduire la dématérialisation des procédures financières nécessite une vision des enjeux de l'organisation dans le respect des textes en vigueur et au vu de l'état de l'art des technologies.
  Ce guide se veut un compagnon utile à la fois à l'élu, aux directions générales, au praticien des finances publiques, au chef de projet SI et au consultant en organisation.
  Dans le respect de leurs spécialités respectives, il vise à leur donner la vue d'ensemble des thématiques à maîtriser dans ce qui constitue un moment privilégié pour une rénovation des échanges avec le comptable, au bénéfice de la collectivité au sens large.
  Le projet de dématérialisation mené par la ville de Paris et la DRFiP d'Île-de-France et du département de Paris s'est concrétisé en septembre 2011 pour le volet dépenses et en octobre 2012 pour les recettes : numérisation des factures, signature électronique des bordereaux, PESV2, dématérialisation des pièces comptables et de la quasi-totalité des pièces justificatives.
  La conduite d'un projet commun de transformation a rénové durablement les relations entre acteurs publics locaux et a fait émerger une culture commune de la solution.
  Après un an d'échanges dématérialisés, la ville de Paris et la DRFiP d'Île-de-France et du département de Paris ont remporté en décembre 2012 la Victoire des acteurs publics dans la catégorie organisation/fonction publique locale.
Tables des matières
- - Réussir la dématérialisation des procédures financières
  - Retour d'expérience
  - territorial
  - Introduction7
  - Partie 1
    Généralités sur les procédures financières et la dématérialisation
  - I ¤ L'organisation de la fonction financière11
  - A - La chaîne de la dépense et de la recette dans les missions d'une collectivité locale11
  - B - Méthodes de contrôle - Nouvelles perspectives - La bonne distance entre l"ordonnateur et le comptable12
  - C - Le rôle de la chambre régionale des comptes13
  - II ¤ Le cadre réglementaire de la dématérialisation15
  - A - La réglementation et la convention-cadre tripartite de dématérialisation15
  - B - Signature électronique des bordereaux, transmission dématérialisée et archivage16
  - III ¤ Les nouveaux enjeux de la fonction financière en lien avec la dématérialisation18
  - A - Objectif immédiat : réduire les délais de paiement18
  - 1. Du côté des services de la ville (ordonnateur)19
  - 2. Du côté du comptable public (DRFiP)20
  - B - Nouveaux leviers managériaux20
  - 1. Une modernisation notoire du métier comptable20
  - 2. Une meilleure qualité comptable avec des ressources moins nombreuses mais plus compétentes et mieux encadrées21
  - 3. Une opportunité de changement à saisir pour d'autres domaines voisins en termes de SI21
  - C - Nouvelles perspectives pour la gestion publique22
  - 1. Une montée en puissance des enjeux du contrôle interne comptable et financier22
  - 2. Vers la certification des comptes locaux ?23
  - Partie 2
    La dématérialisation des échanges entre l'ordonnateur et le comptable : un chemin balisé
  - I ¤ La structure nationale partenariale27
  - A - Rôle et composition27
  - B - Le déploiement du PESV227
  - C - XéMéLios28
  - D - Le rôle des éditeurs de logiciels comptables des collectivités et les données29
  - II ¤ Les flux du protocole d'échange standard - version 2 (PESV2)30
  - A - PESV2 dépense et recette30
  - 1. Les règles de fonctionnement30
  - 2. Une information enrichie31
  - 3. Des informations qui permettent un fonctionnement optimisé d'Hélios33
  - B - Les autres flux PESV2 : PES Budget, PES Retour, PES Marché, l'avis des sommes à payer (ASAP)35
  - C - La transmission des pèces justificatives dématérialisées par le PESV235
  - III ¤ Signature électronique, transmission, archivage dématérialisé36
  - A - Capture des documents électroniques et originaux37
  - B - Solution de signature37
  - C - Transmission des documents au comptable public37
  - D - Solution d'archivage électronique38
  - Partie 3
    La dématérialisation des pièces justificatives financières
  - I ¤ Dématérialisation des factures : retour d'expérience de la ville de Paris41
  - A - La numérisation des factures, une nécessité transitoire ?42
  - B - Le centre facturier44
  - C - Fonctionnalités clés45
  - D - Attester le service fait au regard de la commande48
  - II ¤ Estimer les gains et apports49
  - A - Les apports de la dématérialisation de la chaîne de la dépense49
  - B - Les apports de la dématérialisation de la constatation des recettes51
  - C - Les coûts récurrents et les coûts liés au projet51
  - III ¤ Les pièces justificatives52
  - A - Les pièces justificatives XML ou normalisées produites par les services de la collectivité52
  - 1. Bulletins de salaire et arrêtés de paie52
  - 2. États de gestion et états liquidatifs52
  - 3. Délibérations et arrêtés53
  - B - Les pièces justificatives XML reçues par la collectivité53
  - 1. Carte achat53
  - 2. Interventions sociales diverses53
  - C - Les pièces de marchés53
  - Partie 4
    Mener votre projet de dématérialisation des procédures financières
  - I ¤ Dématérialiser un processus métier : réconcilier information de gestion et documents57
  - A - Les documents dématérialisés : typologie et arborescence, format57
  - B - La réorganisation des services est-elle un préalable ?59
  - 1. Une organisation éclatée et peu performante en dépenses59
  - 2. Une organisation structurellement moins dispersée en recettes mais perfectible en termes de pilotage et de contrôle interne60
  - 3. Les évolutions d'organisation mises en place à Paris60
  - 4. Situation de Paris au regard des autres collectivités locales61
  - C - Des contrats de service pour la stabilisation des procédures ?62
  - II ¤ Structuration du projet de « dématérialisation globale »64
  - A - Gouvernance64
  - B - Constitution de l'équipe projet65
  - 1. Côté maîtrise d'ouvrage65
  - 2. Côté maîtrise d'oeuvre65
  - 3. Côté prestataires66
  - C - Le recours à l'assistance à maîtrise d'ouvrage66
  - D - Le rôle des correspondants de la DRFiP dans la conduite du projet66
  - III ¤ Les chantiers du projet68
  - A - Chantier de rationalisation des pièces justificatives transmises68
  - 1. Les pièces justificatives de dépenses68
  - 2. Les pièces justificatives de recettes68
  - B - Conception et mise en place de la solution69
  - 1. Conception de la solution de collecte des pièces justificatives69
  - 2. Constitution des dossiers électroniques70
  - 3. Migration des documents des anciens applicatifs vers l'outils budgétaire et compable72
  - 4. Construction de la solution et mise en place du PESV272
  - C - Mise à niveau des données de production73
  - D - Mise en place de la signature/transmission/archivage73
  - IV ¤ La stratégie de déploiement et d'accompagnement du changement : le retour d'expérience de la ville de Paris75
  - A - Les publics75
  - 1. En dépenses75
  - 2. En recettes75
  - B - L'encadrement intermédiaire76
  - C - La collecte préalable des PJ de dépenses76
  - D - La gestion de la transition en dépenses et en recettes76
  - 1. En dépenses76
  - 2. En recettes77
  - E - Principaux résultats77
  - Partie 5
    Le rôle du comptable public, partenaire dans la mise en oeuvre de la dématérialisation
  - I ¤ La phase préparatoire81
  - A - Une opportunité81
  - B - Un processus « gagnant-gagnant »81
  - C - La conduite du changement82
  - II ¤ L'impact sur le travail au quotidien83
  - A - Les gains matériels83
  - B - Les gains organisationnels83
  - C - Une utilisation optimale d'Hélios83
  - D - L'impact sur le travail des agents84
  - E - L'impact sur le pilotage des équipes84
  - III ¤ Les autres plus-values induites87
  - A - Une amélioration peut en cacher une autre87
  - B - Un relationnel encore amélioré87
  - Conclusion
  - Annexes
  - Annexe I
  - Convention-cadre nationale 91
  - Annexe II
  - Accords tripartites Ville et Département 120
  - Annexe III
  - Formulaires d'adhésion au PES 134
  - Annexe IV
  - Grille d'analyse d'un service archivage/signature/transmission (extrait du CCTP du marché conclu par la ville de Paris) 142
  - Annexe V
  - Plan de classement des pièces justificatives en dépenses et en recettes 148
  - Annexe VI
  - La nomenclature des pièces justificatives en recettes 164
  - Annexe VII
  - Exemple d'une édition ASAP 196
Origine de la notice:
- FR-751131015